随着业务的高速扩张，差旅报销的成本管理成为财务部门面临的重大挑战。尤其是高频次的差旅场景，如何对差旅费用做到合理分摊和精细化管理，已成为企业优化差旅报销成本、提高效率的关键问题。
分贝通合作伙伴——某知名CRM公司，凭借分贝通一体化的差旅报销管理平台，成功解决了这一难题，为企业在高频差旅情况下的成本优化提供了成功的实践参考。
在该CRM公司业务加快速度进行发展的背景下，企业差旅需求激增，项目管理复杂度随之增加，带来了多个关于差旅报销的实际难题：
随着该CRM公司的业务增长，员工频繁的差旅涉及多个项目，尤其是大项目中差旅报销费用的分摊问题凸显。例如，一次差旅可能同时服务多个项目，如何精确分摊这类费用成为难题。传统的手工分摊方式效率低下，且容易出错，增加了财务管理负担。
以往差旅标准“浮于表面”，例如对机票、酒店、餐饮等支出的差旅标准不够灵活，导致员工频繁超标报销，增加了财务审批难度和沟通成本，给企业的差旅报销管理增加了不必要的复杂性。这种情况不仅造成了资源浪费，还增加了企业的隐性成本。
财务部门虽然能清楚看到整体支出情况，但无法通过细化的数据分析发现各个城市或项目中的差旅成本是不是合理。例如，某些高频城市的差旅成本占比过高，背后是不是真的存在更优的资源调配方案。由于缺乏深入的差旅数据分析，企业难以及时作出调整和控制差旅报销的高额费用。
在之前传统的差旅报销模式下，销售和交付团队的差旅支出需要先行垫付，费用支出繁多且分散，常常造成票据遗失、报销延误等问题，不仅增加了员工的财务压力，还影响了财务的工作效率，导致财务对月度报销款项的预测难度加大。
该CRM公司通过分贝通实时记录每笔差旅支出数据，自动归集与分摊差旅费用，将不同项目的费用自动关联和分配，大幅度的提高了差旅报销的成本归集效率。项目管理和财务系统的打通，让每笔差旅支出在各个项目中实现精确分摊，减少了财务手工分摊的工作量和误差，明显提高了管理效率。
通过分贝通系统沉淀的实际差旅数据，该CRM公司可以依据不同城市、不同项目的消费习惯，制定更为灵活的差旅标准。例如，在不同城市设定不同的酒店、交通标准，减少超标现象的发生，降低无谓的差旅费用支出，同时保障员工的工作效率和体验。
仍以该CRM公司为例。在借助分贝通分析其长期差旅团队的住宿费用数据后，财务发现若酒店费用为300元/人·天，10天的住宿成本将高达3000元/人。对于驻场项目，费用还会更高。分贝通为该CRM公司提供了一个更加经济的方案——将长期差旅的业务人员的单日酒店住宿标准调整成为“长包房”或“租房”的形式，从而大幅节约成本。
通过分析差旅支出数据，该CRM公司的财务部门能够识别高频城市或项目中的异常支出，及时与业务团队协作，优化资源调配。以发现某城市差旅报销支出较高为例，该CRM公司通过分析数据后，建议在当地建立交付团队，避免频繁调用临近城市的人员，由此减少长期差旅成本。
使用分贝通后，员工无需垫资，直接通过平台预订机票、酒店等差旅项目，差旅报销费用由公司统一支付。财务可以直接通过系统查看当月所有支出数据，及时进行费用归集与分析，减少报销的拖延和不确定性。这不仅减轻了员工的财务负担，提升了员工差旅体验，还大幅度降低了隐性成本。
通过分贝通的一体化的差旅报销管理，该CRM公司不仅实现了财务数据与业务数据的融合，还实现了数据驱动的差旅标准调整和精细化分析，帮企业实现了差旅成本的有效控制。这一降本增效的实践，充分体现了智能化费用管理系统在企业差旅报销中的关键价值，为企业的持续增长提供了有力支持。
